Almanya’ya iş seyahati yapmak isteyen kişiler, ülkeye giriş yapabilmek için öncelikle ticari vize almaları gerekmektedir. Ticari vize başvurusu yapmak için gerekli belgeler arasında ise davet mektubu bulunmaktadır. Bu mektup, Almanya’da bulunan bir işletme ya da kuruluş tarafından, ziyaretçiye Almanya’ya neden seyahat ettiğine dair bir açıklama yaparak ve seyahat boyunca destek olacaklarını belirterek yazılmaktadır.
Davet Mektubu Nasıl Yazılır?
Davet mektubu, işletme ya da kuruluşun resmi kağıdı üzerinde yazılmalıdır. Mektup, Almanya’da bulunan bir işletmenin ya da kuruluşun adı, adresi, telefon numarası ve e-posta adresi gibi iletişim bilgilerini içermelidir. Ayrıca mektupta, ziyaretçinin adı, soyadı, pasaport numarası, seyahat tarihleri ve seyahat amacı gibi bilgiler de yer almalıdır.
Mektup, ziyaretçinin Almanya’ya neden seyahat ettiğine dair bir açıklama içermelidir. Bu açıklama, ziyaretçinin iş seyahati, fuar ziyareti, seminer ya da konferans gibi etkinliklere katılımı gibi nedenler olabilir. Ayrıca mektupta, ziyaretçinin seyahati boyunca Almanya’da kalacağı yer, seyahat boyunca destek olacak kişi veya kişiler gibi detaylar da yer almalıdır.
Davet mektubu, işletme ya da kuruluşun yetkilisi tarafından imzalanmalı ve kaşelenmelidir. Mektup, Almanya’da bulunan konsolosluk ya da büyükelçilik tarafından talep edildiğinde orijinal olarak sunulmalıdır.
Davet Mektubu Örneği
Almanya’ya iş seyahati yapacak olan kişiler için, aşağıda bir davet mektubu örneği sunulmuştur:
Sayın [ZİYARETÇİNİN ADI SOYADI],
[ŞİRKET İSMİ] adına sizleri Almanya’da ağırlamaktan memnuniyet duyarız. Bu mektup, sizin Almanya’ya yapacağınız iş seyahati için davet edildiğinizi ve Almanya’daki işletmelerle işbirliği yapmak üzere ülkemize ziyaret ettiğinizi doğrulamaktadır.
Sizlerin seyahati boyunca, tüm ihtiyaçlarınızı karşılamak üzere yanınızda olacak ve sizlere Almanya’da destek sağlayacak kişi [AD SOYAD] olacaktır. Ayrıca, sizlerin konaklama ihtiyaçlarını da karşılamak üzere [OTEL İSMİ] otelinde rezervasyon yapılmıştır.
Almanya’da geçireceğiniz süre boyunca, sizlere işletmelerimiz ve ürünlerimiz hakkında bilgi vermek ve işbirliği yapma fırsatı sunmak için elimizden gelen her şeyi yapacağız. Sizleri Almanya’da ağırlamaktan dolayı mutluluk duyarız ve umarız ki ziyaretiniz başarılı geçecektir.
Saygılarımızla,
[İŞLETME/KURULUŞ İSMİ]İkinci Örnek
Bir diğer davet mektubu örneği de aşağıdaki gibidir:
Sayın [ZİYARETÇİNİN ADI SOYADI],
[FİRMA İSMİ] adına sizleri Almanya’da ağırlamaktan mutluluk duyarız. Bu mektup, sizin Almanya’ya yapacağınız iş seyahati için davet edildiğinizi ve Almanya’daki bir fuara katılacağınızı doğrulamaktadır.Sizlerin seyahati boyunca, Almanya’da bulunan [FİRMA İSMİ] ofisimizde sizlere destek sağlayacak kişi [AD SOYAD] olacaktır. Ayrıca, sizlerin konaklama ihtiyaçlarını da karşılamak üzere [OTEL İSMİ] otelinde rezervasyon yapılmıştır.
Almanya’da geçireceğiniz süre boyunca, sizlere fuarın detayları hakkında bilgi vermek ve fuar boyunca sizi yönlendirmek için elimizden gelen her şeyi yapacağız. Ayrıca, sizlere Almanya’da bulunan işletmelerimiz hakkında bilgi vermek ve işbirliği yapma fırsatı sunmak için de elimizden gelen her şeyi yapacağız.
Sizleri Almanya’da ağırlamaktan mutluluk duyarız ve umarız ki ziyaretiniz başarılı geçecektir.
Saygılarımızla,
[İŞLETME/KURULUŞ İSMİ]
