Derneklerin düzenli olarak gerçekleştirdikleri genel kurul toplantıları, yönetim kurulu seçimi, faaliyet raporları ve bütçe gibi konuların ele alındığı önemli etkinliklerdir. Bu toplantılarda alınan kararlar, tutanaklar aracılığıyla kayıt altına alınır. Bu yazımızda, dernek genel kurul toplantı tutanağı örneği 2014 yılına ait bir örnek sunuyoruz.
Tutanak Örnekleri
Dernek genel kurul toplantı tutanağı, toplantının başından sonuna kadar tutulması gereken bir belgedir. Tutanağın içeriği ise aşağıdaki gibi olmalıdır:
Toplantı Başlangıcı
Toplantının başlangıç saati ve yeri, katılımcıların isimleri, toplantıya katılamayanların mazeretleri, toplantının gündemi ve yönetim kurulu üyelerinin hazır bulunup bulunmadıkları belirtilir.
Raporlar
Yönetim kurulu tarafından sunulan faaliyet raporu ve gelir-gider tablosu, bilanço gibi belgeler okunur ve tartışılır. Raporlar, üyeler tarafından kabul edilip edilmediği tutanağa kaydedilir.
Seçimler
Yönetim kurulu seçimi, genel kurul toplantısının en önemli konularından biridir. Adayların isimleri, kaç oy aldıkları, seçilen yönetim kurulu üyelerinin isimleri tutanağa kaydedilir.
Diğer Konular
Toplantıda ele alınan diğer konular, üyelerin görüşleri ve alınan kararlar da tutanağa kaydedilir. Toplantının ne zaman sona erdiği ve sonuç bildirgesi de tutanağın sonuna eklenir.
Örnek Tutanak
Dernek genel kurul toplantı tutanağı örneği 2014 yılına ait aşağıdaki gibidir:
DERNEK ADI: XXX DERNEĞİ TOPLANTI TARİHİ: 01.01.2014 TOPLANTI YERİ: XXX SALONU KATILIMCILAR: - Ali Yılmaz (Başkan) - Ayşe Özdemir (Sekreter) - Mehmet Yıldız (Üye) - Zeynep Aksoy (Üye) - Selim Toprak (Üye) MAZERETLER: - Kamil Öztürk (Hastalık) - Esra Yılmaz (İş seyahati) GÜNDEM: 1. Açılış ve yoklama 2. Faaliyet raporu ve gelir-gider tablosu 3. Yönetim kurulu seçimi 4. Diğer konular YÖNETİM KURULU HAZIR BULUNDU: EVET TOPLANTI BAŞLANGICI: 14:00 TOPLANTI BİTİŞİ: 16:00 FAALİYET RAPORU VE GELİR-GİDER TABLOSU KABUL EDİLDİ: EVET YÖNETİM KURULU SEÇİMİ: - Ali Yılmaz (Başkan) - Ayşe Özdemir (Sekreter) - Mehmet Yıldız (Üye) - Zeynep Aksoy (Üye) - Selim Toprak (Üye) DİĞER KONULAR: - Dernek lokali yenileme çalışmaları hakkında bilgi paylaşımı yapıldı. - Dernek üyelerine yıl sonu etkinliği düzenleme önerisi sunuldu ve oy birliğiyle kabul edildi. SONUÇ BİLDİRGESİ: - Dernek genel kurul toplantısı, gündem maddelerinin tümü görüşüldü ve karara bağlandı. - Toplantıya katılamayan üyeler, mazeretlerini bildirdi. - Toplantı saat 16:00'da sona erdi. TOPLANTI TUTANAĞINI HAZIRLAYAN: Ayşe Özdemir
Yukarıdaki örnek tutanak, dernek genel kurul toplantısının nasıl yapıldığına dair fikir verebilir. Ancak, her derneğin tüzüğünde farklı kurallar ve yönetmelikler yer aldığı için, tutanağın hazırlanması sırasında tüzük ve yönetmeliklere uyulması önemlidir.
Sonuç
Dernek genel kurul toplantı tutanağı, derneğin en önemli belgelerinden biridir. Toplantıda alınan kararlar, tutanağa kaydedilerek, ileride çıkabilecek sorunların önüne geçilmesi sağlanır. Yukarıdaki örnek tutanak, dernek yöneticilerine ve üyelerine, genel kurul toplantılarının nasıl yapılması gerektiği konusunda fikir verebilir.
